Besseres Zeitmanagement – Strategien und Tipps für Unternehmerinnen und Unternehmer

Grundlage für ein gelungenes Zeitmanagement im Arbeitsalltag ist die klassische To-do-Liste. Darin listen Sie alle Dinge auf, die Sie im Laufe eines Tages erledigen möchten. Dringende und wichtige Aufgaben gehören nach oben, Unwichtigeres nach unten. Nun können Sie nach unterschiedlichen Methoden vorgehen: 

• Timeboxing: Mit Timeboxing splitten Sie große Aufgaben in Unteraufgaben. Jede davon erhält eine angemessene Zeitspanne, in der sie erledigt werden soll. Planen Sie hierbei realistisch! 
• Timeblocking: Unterteilen Sie die Arbeitswoche in Zeitfenster, in denen Sie bestimmten Aufgaben nachgehen. Ein Zeitfenster heißt beispielsweise „Kunden-Akquise“, ein anderes „Projektarbeit“, ein weiteres „Rechnungen schreiben“, „Teambesprechung“ und so weiter. Diese Methode ermöglicht es Ihnen, sich auf die einzelnen Aufgaben zu konzentrieren. 
• Pareto-Prinzip: Bei dieser Strategie bearbeiten Sie schnell zu erledigende Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste als Erstes. So können Sie Dinge abhaken – das gibt ein gutes Gefühl und motiviert – und sich im Anschluss konzentrierter mit den umfangreicheren Tätigkeiten befassen. 
• Eat the frog: Die „Iss-den-Frosch“-Methode ist das Gegenteil des Pareto-Prinzips. „Den Frosch isst man“, indem man große und komplexe Aufgaben zuerst anpackt, um sie hinter sich zu bringen. Erst dann kommen weniger wichtige Dinge und kleinere Aufgaben an die Reihe. 
• Pomodoro-Methode: Ziel dieser Methode ist es, konzentriert Aufgaben zu erledigen und mit fest eingeplanten Pausen die mentale Leistungsfähigkeit zu steigern. Bei der Arbeit checken Sie keine E-Mails und lesen keine Nachrichten auf Social Media, Sie lassen am besten die jeweiligen Accounts geschlossen. Nun stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten ein und arbeiten in dieser Zeit sehr fokussiert. Danach gönnen Sie sich eine Pause von fünf Minuten – hierbei strecken und dehnen Sie sich und loten aus, ob Sie wichtige E-Mails oder Benachrichtigungen verpasst haben. Setzen Sie nach der fünfminütigen Pause Ihre Arbeit für weitere 25 Minuten mit einer anschließenden fünfminütigen Pause fort – bis Sie so vier Arbeitseinheiten zusammen haben. Jetzt machen Sie eine halbe Stunde Pause – danach geht es wieder mit vier 25-minütigen Arbeitseinheiten weiter. 

Erstellen Sie Ihre To-do-Liste spätestens am Vortag. So können Sie sicher sein, nichts zu vergessen und die anstehenden Aufgaben richtig zu priorisieren. Zudem kann es Ihre Motivation steigern, wenn Sie wissen, welche Aufgaben am nächsten Tag anstehen.  

Was sonst noch wichtig ist: 

• Zeitpuffer einbauen: Gerade als Unternehmerin oder Selbstständiger ist es wichtig, flexibel zu sein. Daher sollten Sie in Ihrer Zeitplanung immer einen Puffer von etwa einer Stunde für unvorhergesehene Ereignisse einplanen. 
• Aufgaben delegieren: Wenn Sie merken, dass Aufgaben an einem Tag überhandnehmen, sollten Sie prüfen, ob sie sich an Mitarbeitende delegieren lassen. Möglicherweise hat jemand in Ihrem Team viel mehr Expertise darin, bestimmte Tätigkeiten zu erledigen als Sie selbst. Der Frankfurter Business Coach Mario Egartner empfiehlt in diesem Zusammenhang einen ganzheitlichen Ansatz, bei dem eine kooperativ-konstruktive Unternehmenskultur im Mittelpunkt steht. „Dies impliziert sowohl Effizienz als auch Effektivität und schafft nachhaltigen Unternehmenserfolg“, so Egartner. 
• Nein sagen: Auch im Berufsleben ist es wichtig, dann und wann Nein zu sagen. Halten Sie sich nicht auf mit Anfragen oder Anliegen, die nichts mit den Zielen Ihres Unternehmens zu tun haben. 
• Zahl der Meetings reduzieren: Meetings kosten Zeit. Fragen Sie sich daher immer: Ist zu diesem Thema ein Meeting sinnvoll oder lassen sich offene Punkte auch per E-Mail klären? Prüfen Sie zusätzlich von Zeit zu Zeit, welche wiederkehrenden Meetings für Sie gewinnbringend sind.  
• Bitte nicht stören: Mit der Pomodoro-Methode (s. oben) können Sie dafür sorgen, dass Sie nicht durch E-Mails oder Nachrichten über Social Media abgelenkt werden. Möchten Sie dafür sorgen, dass Sie beim konzentrierten Arbeiten nicht unterbrochen werden – etwa durch in Ihr Büro eintretende Personen –, dann sollten Sie mit einem Schild darauf hinweisen: „Bitte nicht stören“.