Elektronische Rechnung: Was auf Unternehmen im B2B-Bereich zukommt

Ganz neu sind sie nicht, die E-Rechnungen. Bereits jetzt sind im Rechtsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung E-Rechnungen teilweise verpflichtend vorgeschrieben. Ab 2025 ist es auch für Unternehmen im B2B-Bereich grundsätzlich ein Muss, E-Rechnungen zu empfangen sowie auszustellen und zu versenden – das ist in dem unlängst beschlossenen Wachstumschancengesetz verankert. Im Klartext heißt das, dass Unternehmen dann eine E-Rechnung erstellen und versenden, wenn sie eine Leistung für ein anderes Unternehmen erbringen. 

• Das ist eine E-Rechnung: Bei einer elektronischen Rechnung handelt es sich nach der neuen Begriffsdefinition um eine Rechnung, die Sie in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen, übermitteln und empfangen. Es muss möglich sein, die Rechnung elektronisch zu verarbeiten. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung sowie der CEN-Norm EN 16931 entsprechen. Daneben können Rechnungsausstellende und Rechnungsempfangende das strukturierte elektronische Format der elektronischen Rechnung vereinbaren, sofern es möglich ist, die nach dem Umsatzsteuergesetz nötigen Angaben richtig und vollständig in ein Format zu extrahieren, das der europäischen Norm entspricht. 

Die Formatanforderungen für E-Rechnungen erfüllt etwa die Software XRechnung. Gleiches gilt für das hybride ZUGFeRD-Format – eine Kombination aus PDF-Dokument und CML-Datei. Gesetzliche Vorgaben, wie E-Rechnungen zu übermitteln sind, gibt es nicht. Es dürfte also via E-Mail möglich sein. 

„Unternehmerinnen und Unternehmer sollten sich frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen und sich gegebenenfalls beraten lassen“, sagt Marco Gerhards von der IHK Düsseldorf. Mögliche Anlaufstellen bei Beratungsbedarf können etwa Steuerberatungen oder Unternehmensberatungen sein. 

Neben E-Rechnungen gibt es sonstige Rechnungen. Darunter fallen beispielsweise solche, die Sie in Papierform ausstellen. Das ist möglich bei Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro. Die E-Rechnung gilt ebenfalls nicht bei Rechnungen über steuerfreie Umsätze und Rechnungen über Fahrausweise. Wichtig zu wissen: „Eine per E-Mail versandte Rechnung als PDF-Datei gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung“, stellt Gerhards klar. 

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen betrifft nur Unternehmen im B2B-Bereich. Leistende Unternehmerinnen und Unternehmer und Leistungsempfangende müssen im Inland ansässig sein. Spätestens ab 2028 ist die Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmerinnen und Unternehmer ein Muss. 

Ab dem 1. Januar 2025 besteht generell die Pflicht für Unternehmen, im B2B-Bereich eine elektronische Rechnung zu stellen. Weil die Umstellung aber für Firmen mit Aufwand verbunden ist, gelten für Rechnungsausstellende Übergangsregelungen bis Ende 2027. Diese Übergangsregelungen gelten allerdings nicht für den Empfang von E-Rechnungen: Inländische Unternehmerinnen und Unternehmer sind also bereits ab 2025 zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. 

• Bis Ende 2026: In den Jahren 2025 und 2026 bleiben Papierrechnungen weiter erlaubt. Gleiches gilt – vorbehaltlich der Zustimmung der Empfängerin oder des Empfängers – für elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen. 
• Bis Ende 2027: Auch im Jahr 2027 ist es weiter zulässig, Papierrechnungen und – falls die Rechnungsempfängerin oder der Rechnungsempfänger einverstanden ist – sonstige elektronische Rechnungen für B2B-Umsätze zu übermitteln. „Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass der Rechnungsaussteller keinen höheren Vorjahresumsatz als 800.000 Euro hat“, so Gerhards. Unternehmerinnen und Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) höher ausfällt, dürfen neben E-Rechnungen nur noch mit Zustimmung der Rechnungsempfängerin oder des Rechnungsempfängers EDI-Rechnungen ausstellen. 
• Ab 2028: Ab 2028 gelten die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und ihre Übermittlungen dann uneingeschränkt. 

Die EU-Kommission hat eine Initiative zur Modernisierung des europäischen Mehrwertsteuersystems auf den Weg gebracht. Diese Initiative nennt sich ViDA – die vier Buchstaben stehen für VAT in the Digital Age; VAT bedeutet Value Added Tax = Mehrwertsteuer. Auf Deutsch heißt die Initiative „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“. 

Im Zuge der ViDA-Initiative ist vorgesehen, ein elektronisches Meldesystem in Sachen Umsatzsteuer einzuführen, das sich aus den Daten der E-Rechnung speist. Als ersten Schritt hin zu diesem Meldesystem gibt es die E-Rechnung. Im zweiten Schritt ist geplant, das nationale sowie das EU-weite Meldesystem auf den Weg zu bringen. 

Mit E-Rechnungen lassen sich Kosten einsparen. Zudem arbeiten Sie effizienter, weil Sie vorgegebene strukturierte Datensätze nutzen. Das spart bei regelmäßigen Aufgaben zusätzlich Zeit. 

Weitere Vorteile: 

• Die Bearbeitungszeit der Rechnung kann schneller erfolgen, weil sie nach dem Abschicken kurze Zeit später gleich bei der Empfängerin oder beim Empfänger landet. 
• Die Rechnungsempfängerin oder der Rechnungsempfänger kann die Rechnung nach dem Lesen zuordnen, prüfen, verbuchen und zur Zahlung anweisen. So kommt die Rechnungsstellerin oder der Rechnungssteller schneller ans Geld. 
• Sie haben mit dem Ausstellen einer E-Rechnung weniger Papierverbrauch, das schont die Umwelt.