8 schnelle Tipps, um Ihre Produktivität zu steigern
Viele Unternehmerinnen und Unternehmer kennen das Gefühl, viel zu arbeiten, aber trotzdem nicht die gewünschten Ziele zu erreichen. Der Grund liegt oft im Zeitmanagement. Sich zwischen Meetings, E-Mails und Anrufen auf die eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren, kann im Arbeitsalltag eine echte Herausforderung sein.
Kommt Ihnen bekannt vor? Dann lesen Sie unsere acht schnellen Tipps, die Ihnen dabei helfen, noch effektiver zu arbeiten.
1. Ziele und Prioritäten definieren
Welche Unternehmensziele wollen Sie erreichen und zahlen Ihre täglichen Aufgaben darauf ein? Ablenkungen in Form von administrativen Aufgaben bringen Sie schnell aus dem Konzept und führen unterbewusst auf den falschen Weg. Prüfen Sie regelmäßig, ob Sie sich noch auf dem richtigen Pfad befinden und ob Ihre Tätigkeiten zum Erreichen Ihrer Unternehmensziele beitragen.
2. Woche im Voraus planen
Das Planen der Woche ist der erste Schritt zu einem effizienten Zeitmanagement. Stellen Sie einen Terminplan auf und bestimmen Sie Deadlines und dringende Projekte. Weniger dringende Aufgaben wie Organisatorisches und Buchführung können am Freitag erledigt werden. Natürlich ist nicht alles vorher planbar, aber ein grober Plan ist wie ein roter Faden, der Ihnen Struktur für die Woche gibt.
3. Aufgaben gruppieren
Ordnen Sie Ihre Aufgaben Kategorien zu, um nicht alles zu vermischen und von einer Sache zur nächsten zu springen. Ähnliche oder zusammenhängende Aufgaben gruppieren Sie am besten nach Projekt oder Typ und erledigen sie an einem Tag. Zum Beispiel Marketing-Aufgaben. Darunter könnte das Schreiben eines Artikels für Ihren Corporate Blog fallen oder ein Social-Media-Beitrag. Sie werden merken, dass Sie dadurch viel produktiver sind.
4. Zeitfresser eliminieren
Um Zeitfresser zu eliminieren, müssen Sie wissen, welchen Dinge Ihre Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Vielleicht die offenen Browser-Tabs, die Sie dazu verleiten, zwischendurch Nachrichten zu lesen? Oder eingehende Nachrichten auf Ihrem Smartphone? Sobald Sie Ihre Ablenkungsfaktoren identifiziert haben, können Sie Schritte einleiten, um sich davon zu befreien. Legen Sie Ihr Smartphone in eine Schublade, schließen Sie alle Tabs, die nichts mit Ihrer Arbeit zu tun haben, oder setzen Sie Kopfhörer auf, um nicht in Gespräche verwickelt zu werden.
5. Multitasking vermeiden
Ständig gibt es neue Aufgaben und Informationen, die unsere sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Widerstehen Sie dem Drang, verschiedene Dinge gleichzeitig zu machen. Es kostet Zeit, sich wieder auf eine Aufgabe zu konzentrieren, wenn Sie einmal abgelenkt waren. Effektiver ist es, eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten oder Ihre Arbeit in Blöcken zu organisieren. Monotasking statt Multitasking!
6. Aufgaben delegieren
Sie müssen nicht alles allein machen. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Stärken und geben Sie Aufgaben an jemanden ab, der sie schneller erledigen kann. Dadurch gewinnen Sie kostbare Zeit, um sich der strategischen Ausrichtung Ihres Unternehmens zu widmen.
7. Meetings reduzieren
Meetings, egal ob im Büro oder virtuell, gehören zu den größten Zeitfressern im Alltag. Sie kosten Zeit, Geld und nicht selten sind sie auch noch überflüssig. Versuchen Sie lieber, Probleme auf persönlicher Ebene oder per E-Mail zu klären. Ansonsten gilt: Nur wenn alle auf das Meeting vorbereitet sind, kann es möglichst effektiv gestaltet werden. Das ist nicht nur im Sinne von Ihnen, sondern auch im Sinne Ihrer Kolleginnen und Kollegen.
8. Tools einsetzen
Tools und Smartphone-Apps helfen dabei, Routineaufgaben zu automatisieren und Ihre Arbeit produktiver zu gestalten. Probieren Sie es aus! Mit Produktivitäts-Apps können Sie Ihre Aufgaben zu verwalten. Time-Tracking-Tools zeichnen Ihre Arbeitszeit auf und zeigen, ob Sie Ihre Ressourcen sinnvoll eingesetzt haben.
