So checken Sie Ihre Betriebskostenabrechnung

Da Vermieter einiges zu beachten haben, kann sich ein Blick auf die Betriebskostenabrechnung lohnen. Gerne können Sie sich hier 
eine detaillierte Ansicht einer Betriebskostenabrechnung anschauen.

Generell gilt: Die Betriebskostenabrechnung muss verständlich und nachprüfbar sein.

Der Abrechnungszeitraum umfasst immer zwölf Monate, muss aber nicht deckungsgleich mit einem Kalenderjahr sein. Vermieterinnen und Vermieter dürfen den Abrechnungszeitraum für die Betriebskostenabrechnung weder verkürzen noch verlängern.

Vermietende müssen innerhalb eines Jahres für besagte zwölf Monate eine Betriebskostenabrechnung vorlegen. Darin sind auch auch der exakte Zeitraum und die Zahl der Abrechnungstage anzugeben. Unser Beispiel: Die Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum vom 1. Juni bis zum 31. Mai 2018 muss dem Mietenden bis zum 31. Mai 2019 vorliegen.

Übrigens: Ist die Ein-Jahres-Frist verstrichen, stehen Mieterinnen und Mieter nicht in der Pflicht, eine Nachzahlung zu leisten. Eine Rückzahlung des Vermietenden an Sie verfällt hingegen nicht.

Betriebskosten, die in einem Haus anfallen, werden auf alle Mieterinnen und Mieter umgelegt – und zwar über den Verteilerschlüssel. Es gibt kalte und es gibt warme Betriebskosten.

Bei den sogenannten kalten Betriebskosten regelt der Mietvertrag, ob diese nach der Wohnfläche oder der Personenzahl abgerechnet werden. In unserem Beispiel ist die Wohnfläche Grundlage für die Berechnung. Dazu wird die gesamte Wohnfläche des Mietshauses ins Verhältnis zur Wohnfläche einzelner Mietparteien gesetzt – bei unserem Beispiel lautet der Verteilerschlüssel 0,1013 (Rechnung: 76,06 m2 : 750,88 m2 = 0,0103)

Zu jedem Posten in der Betriebskostenabrechnung gehören folgende Angaben:

• die Gesamtkosten für den jeweiligen Posten
• der Kosten-Anteil des Mietenden an den einzelnen Posten
• der Verteilerschlüssel, auf dessen Basis der Anteil berechnet wurde

Anders ist es bei den warmen Betriebskosten. Diese werden in der Betriebskostenabrechnung gesondert aufgeführt und richten sich nach dem tatsächlichen Verbrauch.

Bei Heizkosten etwa sind neben reinen Brennstoffkosten für Gas, Öl oder Fernwärme auch die sogenannten Heizungsnebenkosten fällig. Darunter fallen Betriebsstrom, Heizungswartung und Kosten für Wärmemessdienstfirmen.

Die Kosten für die zentrale Warmwasserversorgung werden meist verbrauchsabhängig abgerechnet. Das gilt oft auch für Frischwasser. Besitzen sämtliche Wohnungen im Haus Wasseruhren, ist das der Fall.

Achtung: Bei den warmen Betriebskosten müssen mindestens 50% und dürfen höchstens 70% verbrauchsabhängig verteilt werden. Die verbleibenden 30 bis 50% rechnet der Vermietende nach der Wohnfläche ab.

Was im Einzelnen unter Betriebskosten fällt, ist im Mietvertrag vereinbart. Dort kann aber auch nur vage formuliert sein, dass Sie generell Betriebskosten zahlen müssen. Werden umlagefähige Betriebskosten im Mietvertrag nicht Punkt für Punkt aufgeführt, sind sie meist in der Abrechnung aufgelistet. Welche Kosten umlagefähig sind, steht in der Betriebskostenverordnung. In unserem Beispiel sind das etwa: Schornsteinfegerkosten, Abwasser, diverse Reinigungs-Posten, Gebäude- und Haftpflichtversicherungen sowie Stromkosten.

Viele Mieterinnen und Mieter ärgern sich, wenn unvorhergesehene Nachzahlungen für den letzten Abrechnungszeitraum anfallen. Doch wann dürfen Vermietende überhaupt Forderungen stellen?

Mietende zahlen Betriebskosten entweder monatlich als Pauschale oder als Vorauszahlung. In beiden Fällen vereinbaren die Vertragsparteien einen angemessenen Betrag – aber nicht bei beiden Varianten sind Ausgleichszahlungen möglich:

• Bei einer Pauschale ist der Betrag fest vereinbart – egal, wie viel Sie als Mietender tatsächlich verbrauchen. In der Folge kann es vorkommen, dass Sie mehr für Betriebskosten zahlen, als Ihrem Vermietenden tatsächlich entstanden sind. Umgekehrt ist es möglich, dass Sie zu wenig zahlen. Kurzum: Bei der Betriebskostenpauschale gibt es weder für Mietende eine Rückzahlung noch für Vermietende eine Nachzahlung.
• Anders sieht es bei Vorauszahlungen aus. Bei dieser Zahlungsform ist der Vermietende verpflichtet, nach Ablauf von zwölf Monaten eine Betriebskostenabrechnung vorzulegen. Von den Gesamtkosten müssen die geleisteten Vorauszahlungen abgezogen werden – die Differenz bedeutet für Mietende entweder eine Nach- oder Rückzahlung. Beides ist umgehend fällig. In unserem Beispiel hat Mieter Max Mustermann mit seiner Vorauszahlung 621,99 Euro zu viel gezahlt und bekommt diese Summe erstattet.

Welche aufgelisteten Kosten in der Betriebskostenabrechnung angemessen sind, zeigt der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes. Auch die Stiftung Warentest gibt Mieterinnen und Mietern Tipps zum Check der Betriebskostenabrechnung. Folgendes können Sie zum Beispiel prüfen:

• Die aktuelle Betriebskostenabrechnung mit der des Vorjahres vergleichen: Gibt es deutliche Preisanstiege?
• Sind feste Größen wie die Quadratmeterzahl der Wohnung korrekt angegeben?
• Auf die Art der einzelnen Ausgaben achten: Macht der Vermietende etwa Porto- oder Telefonkosten geltend, ist das unwirksam. Auch die Kosten für eine vom Vermietendenden beauftragte Hausverwaltung darf nicht auf Sie umlegt werden.
• Eine Gebäudeversicherung für das Wohnhaus kann auf Mieterinnen und Mieter umgelegt werden. Das gilt aber nicht für eine Rechtsschutzversicherung des Vermietenden.
• Nicht umlagefähig sind Kosten für die Heizungsreparatur. Diese Rechnung geht ausschließlich an den Vermietenden. Dagegen sind die Kosten für die jährliche Überprüfung der Heizung umlagefähig.

Mieterinnen und Mieter sind stets berechtigt, beim Vermietenden Einsicht in Rechnungen und Verträge zu nehmen. Dabei dürfen Sie Belege fotografieren. Das gilt ebenso, wenn Sie die Abrechnung von einem Experten prüfen lassen wollen.

Übrigens: Ist der Vermietende nicht vor Ort oder Sie können diesen aus gesundheitlichen Gründen nicht aufsuchen, dürfen Sie Kopien einfordern. Für diese dürfen Vermietende Gebühren berechnen – 25 Cent pro Kopie sind aus Sicht von Gerichten angemessen.