Zeitmanagement mit dem Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip (auch Eisenhower-Matrix oder Eisenhower-Methode) ist laut Bundesministerium des Inneren und für Heimat (BMI) „eine einfache Selbst- und Zeitmanagement-Methode zur effizienten und effektiven Priorisierung von Terminen und Aufgaben.“ Das Prinzip der Priorisierung geht auf den 34. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück, der 1954 in einer Rede einen früheren Hochschulpräsidenten wie folgt zitiert haben soll: „Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind niemals dringend“.

Beim Eisenhower-Prinzip werden also Aufgaben in „wichtig“, „nicht wichtig“, „dringend“ und „nicht dringend“ unterteilt. Daraus ergeben sich vier Quadranten, die helfen herauszufinden, was wann erledigt wird – und welche Aufgaben gestrichten werden.

Gut zu wissen: Das BMI empfiehlt, die Begriffe „wichtig“ und „dringend“ klar zu definieren. Unterstützende Fragen: „Was passiert, wenn ich mit der Aufgabe bis morgen oder nächste Woche warte?“, Was ist, wenn jemand anderes sie delegiert?“ oder „Was ist, wenn niemand sie erledig und ich sie loslasse?“

Im ersten Schritt wird eine Liste mit allen Aufgaben erstellt und die vier Quadraten aufgezeichnet. Dann werden die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit bewertet und dem jeweiligen Quadranten zugeordnet:

1. Wichtig und dringend: „Diese Aufgaben haben oberste Priorität, weil sie zeitkritisch sind und negative Konsequenzen haben, wenn man sie ignoriert“, erläutert Eva Siem, Psychologin und Expertin in positiver Psychologie von 7Mind. Beispiele: Eine Deadline am nächsten Tag, ein Notfall wie ein Wasserrohrbruch.
2. Wichtig, aber nicht dringend: „Diese Aufgaben sind langfristig wichtig, um die eigenen Ziele zu erreichen, müssen aber nicht sofort erledigt werden“, so Siem. „Sie sollten deshalb aktiv eingeplant werden, um im Alltagstrubel nicht in Vergessenheit zu geraten oder prokrastiniert zu werden.“ Beispiele: Altersvorsorge, Weiterbildung, Steuererklärung, private und berufliche Projektplanungen.
3. Dringend, aber nicht wichtig: „Diese Aufgaben müssen zeitnah erledigt werden, tragen jedoch nicht wesentlich zum langfristigen Erfolg bei“, so Eva Siem von 7Mind. Oft lassen sie sich delegieren. „Ist das Abgeben der Aufgaben nicht möglich, sollten Sie sie ganz pragmatisch abarbeiten, ohne ihnen zu viel Zeit einzuräumen.“ Beispiele: Beantworten von E-Mails oder Terminvereinbarungen.
4. Weder dringend noch wichtig: „Diese Aufgaben sind Zeitfresser und bringen Sie nicht näher ans Ziel“, sagt die Expertin, „sie stehlen Zeit.“ Beispiele: Unnötige Meetings oder Absprachen, die perfekte Formatierung eines Vortrags, gedankenverlorenes Scrollen auf Social Media.

Gut zu wissen: Einige Aufgaben können voneinander abhängig sein, oder es kann zu Unvorhergesehenem kommen, wodurch die Struktur durcheinandergebracht wird. Dann sind eine Anpassung und Verschiebung der Prioritäten erforderlich. Das BMI rät dazu, die Matrix täglich zu ergänzen und neu zu priorisieren sowie eine realistische Planung der zu erledigenden Aufgaben für den Tag vorzunehmen, damit sie tatsächlich erledigt wird.

Im Idealfall werden durch die Eisenhower-Matrix Zeit gespart und Stress reduziert, weil man einen Überblick über die Aufgaben und deren Fortschritt behält.

Damit das Eisenhower-Prinzip zum Erfolg führt und das Priorisieren leichter fällt, hat 7Mind-Psychologin Eva Siem Tipps:

• Farbliche Markierungen: Die vier Arten von Aufgaben farblich markieren, um die Prioritäten auf den ersten Blick zu erkennen.
• Maximal fünf Aufgaben pro Kategorie: So wird eine Überforderung vermieden.
• Timeboxing: Feste Zeitblöcke für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe nutzen, dann eine Pause einlegen.
• Ablenkungsquellen vermeiden: Benachrichtigungen auf Handy und Laptop ausschalten; dem Umfeld Bescheid geben, für welchen Zeitraum man nicht erreichbar ist.
• Zwei Übersichten: Eine Matrix für private und eine für berufliche Aufgaben erstellen.
• Priorisierung durch Selbstreflexion: „Das ist eine wichtige Grundlage für Priorisierung“, sagt Siem. Es könne sich lohnen, Glaubenssätze oder innere Blockaden zu hinterfragen, die uns von der Priorisierung oder Umsetzung zurückhalten. Beispiele: Perfektionismus („Der Vortrag muss perfekt werden.“) und Kontrollbedürfnis („Das kann ich nicht abgeben, denn dann wird das Ergebnis schlechter“). „Achtsamkeit kann dabei helfen, sich seiner hinderlichen Glaubenssätze und Bedürfnisse bewusster zu werden“, sagt Siem. Und mit Selbstmitgefühl und Reflexion kann es leichter fallen, Aufgaben nicht bis ins letzte Detail zu perfektionieren oder sie doch zu delegieren.