Kontoauszüge & Co. aufbewahren
Wann Sie die Belege wegwerfen können
Wenn die Ordner mit den Kontoauszügen immer dicker werden, fragen sich viele, wann sie die Belege endlich entsorgen können. Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gibt es für Privatleute nur in Ausnahmefällen. Doch es kann sinnvoll sein, die Kontoabrechnungen trotzdem einige Zeit zu behalten.
Diese Unterlagen müssen aufgehoben werden
Zahlungsbelege für Handwerker- oder Dienstleistungen rund um Grundstück und Gebäude müssen Sie zwei Jahre lang aufbewahren. Der Fiskus will im Bedarfsfall kontrollieren können, ob das Handwerksunternehmen die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen hat. Die Frist beginnt zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.
Sonderpflichten für Besserverdiener
Für Privatpersonen mit positiven Einkünften von mehr als 500.000 Euro im Jahr besteht eine besondere Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge von sechs Jahren. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Unterlagen von Personen, die zur Buchhaltung verpflichtet sind, beträgt zehn Jahre.
Drei Jahre Aufbewahrung sind empfehlenswert
Doch auch für Verbraucherinnen und Verbraucher mit niedrigeren Einkünften kann es sinnvoll sein, die Bankbelege freiwillig einige Jahre lang aufzuheben. Vor allem bei größeren Anschaffungen oder Investitionen lässt sich dann mithilfe des Kontoauszugs auch später noch zweifelsfrei belegen, dass eine Zahlung tatsächlich geleistet wurde. Orientierung für die Aufbewahrungsdauer bietet die gesetzliche regelmäßige Verjährungsfrist. Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Zahlung erfolgt ist, und beträgt grundsätzlich drei Jahre.
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Da sich die gesetzliche Gewährleistungsfrist für Handwerkerleistungen auf fünf Jahre beläuft, kann bei Arbeiten von Handwerkern auch eine entsprechend längere Archivierung ratsam sein.
Elektronischer Kontoauszug gilt als Nachweis
Immer mehr Bankkunden ziehen elektronische Kontoauszüge der papiergebundenen Form vor. Da stellt sich die Frage, ob die digitalen Belege im Ernstfall genauso als Zahlungsnachweis gelten. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums ist dies der Fall, sofern das elektronische Dokument vorher von der Kontoinhaberin oder vom Kontoinhaber auf seine Richtigkeit überprüft worden ist. Wenn eine Steuerpflichtige bzw. ein Steuerpflichtiger also einen Kontoauszug vorlegt, den eine Bank im unveränderbaren PDF-Format erstellt hat, gilt seine Nachweispflicht als erfüllt. Da das Bundesfinanzministerium den Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs jedoch lediglich als Kopie des Originals ansieht, sollten Betroffene das digitale Dokument besser nicht vor Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist löschen.
Tipp: Manche Banken – auch die ING - bieten ein Online-Postfach an, in dem sie die elektronischen Kontoauszüge zum Beispiel drei Jahre lang zur Verfügung stellen. Wer die Belege länger archivieren will, kann die Auszugs-Dateien auf den eigenen Computer herunterladen und zur Sicherheit regelmäßig eine Kopie auf einem separaten Speichermedium wie etwa einem USB-Stick anfertigen.
Wir freuen uns, wenn dieser Artikel zum Thema Steuern hilfreich für Sie war. Wichtig: Es handelt sich hierbei um allgemeine Tipps, die eine Prüfung des Einzelfalls nicht ersetzen können. Haben Sie dazu Fragen? Dann wenden Sie sich einfach an Ihre Steuerberaterin bzw. Ihren Steuerberater oder Ihr zuständiges Finanzamt.
