Nebenkostenabrechnung prüfen

Im Durchschnitt zahlen Mieterinnen und Mieter für Nebenkosten monatlich 2,17 Euro pro Quadratmeter. Das geht aus dem aktuellsten Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds aus dem Jahr 2018 hervor. Die Kosten dürften seitdem infolge von Inflation und hoher Energiepreise um einiges gestiegen sein.

Um zu prüfen, ob nachträglich zu viel Geld verlangt wird, rät Mietexpertin Eifler zu folgendem Check: 

• Was steht im Mietvertrag? Nebenkosten werden nur geschuldet, wenn diese vertraglich vereinbart sind.
• Sind die aufgeführten Betriebskosten umlagefähig? „Die Betriebskostenverordnung regelt, was zu den umlagefähigen Nebenkosten zählt, zum Beispiel die Kosten für die Heizung, den Fahrstuhl, die Gartenpflege“, sagt die Expertin. Kosten für die Verwaltung des Mietobjekts gehörten jedoch nicht dazu.
• Ist der Abrechnungszeitraum korrekt? Dieser dürfe nicht mehr als 12 Monate umfassen.
• Stimmt die Aufteilung? Die Kosten werden anhand eines Verteilerschlüssels auf die einzelnen Wohnungen verteilt. „Der Vermietende muss die Gesamtkosten benennen und erläutern, wie diese Aufteilung auf die Wohnungen vorgenommen wurde“, erklärt Eifler.
• Wurden die Vorauszahlungen richtig berücksichtigt?

Einen weiteren Tipp zur Prüfung der Nebenkostenabrechnung gibt Ulrich Ropertz, der “Das Mieter-Handbuch” der Verbraucherzentrale NRW verfasst hat: „Hilfreich ist oft, die Abrechnung mit dem Betriebskostenspiegel und der Abrechnung vom Vorjahr zu vergleichen.“ Wer merkt, dass Kosten neu auftauchen oder es große Preissprünge bei einzelnen Posten im Vergleich zum Vorjahr gibt, kann Belege und Rechnungen einfordern. Rolf Bosse vom Mieterverein Hamburg ergänzt: „Die Einsichtnahme hat grundsätzlich am Sitz der Vermieterseite zu erfolgen.” Aber: Befindet sich der Sitz nicht in der gleichen Gemeinde, in der die Mietwohnung ist, könnten Mieter*innen die Belege am Ort der Mietwohnung einsehen. „Viele Verwaltungen lösen mittlerweile die Belegeinsicht auf digitale Art und Weise“, fügt Bosse hinzu.

Wer Fehler gefunden hat, sollte aktiv werden. Für einen Widerspruch haben Mieter*innen zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung Zeit. „Die Beanstandungen können in Textform, also auch per Mail, vorgebracht werden”, sagt Bosse. Dabei müssen die Fehler konkret benannt werden. Einfach zu behaupten, die Abrechnung sei fehlerhaft, reicht nicht aus. Einen Musterbrief für den Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung bietet zum Beispiel die Verbraucherzentrale.

Wichtig: Selbst wenn die Nachzahlung schon geleistet wurde, kann man innerhalb der Frist Einspruch einlegen.

Vorwurfsvolle Anschuldigungen haben in einem Widerspruch nichts zu suchen. Immerhin entstehen viele Fehler in der Betriebskostenabrechnung nicht vorsätzlich. „Nach meiner Erfahrung brauchen Mieterinnen und Mieter bei berechtigten Nachfragen keine Angst vor Repressalien zu haben”, sagt Bosse. Voraussetzung sei jedoch, dass es sich um eine sachliche und freundliche Anfrage handelt. Nur im Ausnahmefall seien Vermietende nachtragend.

Nach dem Widerspruch soll der oder die Vermietende eine korrigierte Abrechnung erstellen. Doch manchmal stellt sich dieser oder diese quer. „Weigert er sich oder reagiert er überhaupt nicht, können Mieter und Mieterinnen laufende Vorauszahlungen zurückhalten“, sagt Ropertz. Auch ein Zurückbehaltungsrecht an der Nachzahlung besteht, bis die Belege vollständig vorgelegt und die Beanstandungen geklärt sind, wie Mietrechtsexperte Bosse erläutert. „Das ist auch sinnvoll, weil die Vermieterseite häufig gar nicht mehr reagiert, wenn die Nachzahlung geleistet wurde”, warnt er.

Wichtig zu wissen: Geht die Abrechnung nach einer Frist von zwölf Monaten ein, dürfen Vermietende keine Nachzahlungen mehr verlangen.

Da Nebenkostenabrechnungen nicht immer leicht durchschaubar sind, kann Unterstützung ratsam sein. Eine Anlaufstelle kann beispielsweise ein regionaler Mieterverein sein. „Die Prüfung von Nebenkostenabrechnungen sind bei uns und beim Deutschen Mieterbund Thema Nummer eins”, hält Eifler fest. Um sich beraten zu lassen, ist allerdings eine Mitgliedschaft Voraussetzung. Der Mieterverein Hamburg bietet als erste Orientierung einen kostenlosen Online-Check an. Außerdem gibt es Dienstleister, die Abrechnungen gegen eine pauschale Gebühr online prüfen. Und in schwierigen Fällen helfen Rechtsanwälte weiter.