Pendlerpauschale: Das sollten Sie wissen

Die Pendlerpauschale (formell: Entfernungspauschale) zählt zu den Werbungskosten von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern. Damit werden die Kosten für die Fahrt von der Wohnung zur Tätigkeitsstätte abgegolten. Für jeden vollen Kilometer der einfachen Wegstrecke erkennt das Finanzamt 30 Cent als Fahrtkosten an. Bis 2026 gilt eine neue Regel: „Die Entfernungspauschale für Berufspendlerinnen und -pendler ist rückwirkend zum 1. Januar 2022 auf 38 Cent pro Kilometer ab dem 21. Kilometer gestiegen“, heißt es auf der Website der Bundesregierung. Wer die Steuererklärung für 2022 noch nicht beim Finanzamt eingereicht hat, kann die Pendlerpauschale für das Jahr also noch geltend machen. Im Einkommensteuergesetz (§ 9 Abs. 1 bis 4 EStG) ist die Entfernungspauschale gesetzlich geregelt.

Die Pendlerpauschale wird wie folgt berechnet: Zahl der Arbeitstage x 30 Cent (bzw. 38 Cent ab dem 21. Kilometer) x Kilometer zur Arbeitsstätte.

• Beispiel: Sie fahren an 200 Tagen im Jahr zu Ihrer Tätigkeitsstätte, die 17 Kilometer entfernt liegt. Für das gesamte Jahr können Sie 1.020 Euro an Werbungskosten über die Pendlerpauschale geltend machen (200 x 0,30 x 17 = 1.020 Euro).
   

Die Entfernungspauschale setzt sich aus diesen Faktoren zusammen:

1. Kürzeste Straßenverbindung: Es muss immer die kürzeste einfache Wegstrecke zur Arbeit für die Berechnung genommen werden. Ausnahme: Verkehrsgünstigere Strecken (kaum Ampeln, keine Staugefahr), die länger sind, dürfen nachweislich geltend gemacht werden.
2. Es gilt die volle Kilometerzahl. Bei einer ermittelten Wegstrecke von 15,6 Kilometern erkennt das Finanzamt also 15 Kilometer an.
3. Die Zahl der Arbeitstage: Für eine 5-Tage-Woche können bis zu 230 Arbeitstage pro Jahr abgegolten werden. Bei einer 6-Woche-Woche werden maximal 280 Arbeitstage berücksichtigt.

In der Regel fahren Pendlerinnen und Pendler zur Arbeit hin und treten irgendwann den Rückweg an. „Für jeden Arbeitstag darf nur einmal die einfache Wegstrecke abgerechnet werden“, erläutert Finanzexperte Jörg Leine von Finanztip.de. Gleiches gelte, wenn jemand an einem Tag zur Tätigkeitsstätte fahre und erst am nächsten Tag zurückkehre. In diesem Fall dürfe, so Leine, für den jeweiligen Arbeitstag nur die Hälfte der Entfernungspauschale angesetzt werden.

• Achtung: Müssen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zwischen zwei Firmenniederlassungen am Tag pendeln, legt der Arbeitgeber einen davon als erste Tätigkeitsstätte fest. Diese Fahrten gelten als Dienstreisen und können mit 30 Cent für jeden Kilometer der Hin- und Rückfahrt als Reisekosten abgerechnet werden. „Die erhöhten Kilometersätze ab dem 21. Entfernungskilometer gelten nur für die Entfernungspauschale, nicht für Reisekosten“, stellt Leine von Finanztip.de klar.

Einige pendeln mit Bus und Bahn zu Arbeitsstätte, andere nehmen das Auto, gehen zu Fuß oder nutzen verschiedene Verkehrsmittel. Spielt das überhaupt eine Rolle? „Das Finanzamt berücksichtigt die Kilometerpauschale grundsätzlich unabhängig vom Verkehrsmittel“, sagt Jörg Leine. Lediglich Flüge sind von der Pauschale ausgenommen. Beifahrerinnen und Beifahrer oder alle, die Teil einer Fahrgemeinschaft sind, können die Entfernungspauschale ebenfalls geltend machen. „Wer einen Umweg fahren muss, um Mitfahrende abzuholen, darf diese Strecke allerdings nicht in die Entfernungsermittlung einbeziehen“, erklärt Leine.

Die Entfernungspauschale ist bis 4.500 Euro gedeckelt. In der Regel verlangt das Finanzamt keine Nachweise. Davon ausgenommen sind diese Fälle:

• Der eigene PKW oder ein Dienstwagen wird von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern genutzt.
• Höhere Kosten bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln.
• Familienheimfahrten bei einer doppelten Haushaltsführung.

Wichtig: Übersteigt die Pendlerpauschale in allen drei Fällen die Kosten von 4500 Euro pro Jahr, müssen die höheren Ausgaben nachgewiesen werden. Daher empfiehlt es sich, Fahrkarten und Kassenbons aufzubewahren.

Wer tageweise oder komplett von zu Hause arbeitet, kann die Entfernungspauschale natürlich nicht geltend machen. Dafür kann das Arbeitszimmer abgesetzt werden.

Gut zu wissen: Im Zuge der Corona-Pandemie hat die Bundesregierung die Homeoffice-Pauschale eingeführt. Seit 2023 können Steuerpflichtige sechs Euro pro Tag und maximal bis zu 1.260 Euro jährlich geltend machen. „Damit sind künftig 210 statt 120 Homeoffice-Tage begünstigt“, heißt es auf der Website der Bundesregierung. Die Pauschale gelte auch, wenn kein häusliches Arbeitszimmer zur Verfügung steht. Für Selbstständige gilt dieselbe Regelung.

Wer die Pendlerpauschale richtig angibt, kann vom Finanzamt einige Euro erstattet bekommen. Es lohnt sich also, die Steuererklärung in Angriff zu nehmen.